ภาพรวมการบริหารร้านค้า SMEs

โดยทั่วไปการดำเนินการปฏิบัติงานธุรกิจทุกประเภท ส่วนประกอบหนึ่งที่เป็นเสมือนสายเลือดหรือน้ำหล่อเลี้ยงให้เกิดการเคลื่อนที่ของงานต่าง ๆ ได้อย่างคล่องตัว คือวิธีหรือระบบในการบริหารสำนักงาน ภายในองค์การนั่นเอง ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้ที่กำลังจะเริ่มต้นธุรกิจหรือแม้แต่ผู้ที่ดำเนินธุรกิจอยู่ควรให้ความสนใจ ให้ความสำคัญต่อการบริหารสำนักงาน ให้อยู่ในลักษณะที่เหมาะสมที่สุด เพื่อการดำเนินงานที่สะดวกคล่องตัวต่อไป ในที่นี้จึงจะของกล่าวถึงหลักการสำคัญสำหรับการบริหารสำนักงาน เพื่อผู้ทำธุรกิจจะได้พิจารณาและนำไปปรับใช้ให้เกิดประโยชน์แก่งานในองค์การของท่านต่อไป

          หลักพื้นฐานสำหรับการบริหารสำนักงานนั้นมีหลักการง่าย ๆ เช่นเดียวกับการบริหารทั่วไปคือ ใช้ต้นทุนให้น้อยที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ โดยมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลสูงสุด ทั้งนี้ผู้ที่ทำหน้าที่ในการบริหารสำนักงานไม่เพียงจะต้องทำหน้าที่ ในการดูแลสำนักงานและเพื่อนร่วมงานต่าง ๆ เท่านั้น ยังต้องคำนึงถึงผู้มีส่วนได้เสียในองค์การอื่น ๆ ด้วย ทั้งผู้ถือหุ้น ลูกค้า ผู้จัดหาวัตถุดิบ และอื่น ๆ จึงต้องใช้เทคนิคไม่น้อยเลยในการบริหารสำนักงาน ดังนั้นจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องพยายามวางระบบการจัดการภายในสำนักงานให้ลงตัวที่สุด ระบบการจัดการภายในสำนักงานที่สำคัญ ประกอบไปด้วย การจัดการพื้นที่สำนักงาน การจัดการสภาพแวดล้อมในสำนักงาน การบริหารพัสดุสำนักงาน การบริหารเอกสาร

การจัดการพื้นที่สำนักงาน มีสิ่งที่ต้องพิจารณาหลายประการ คือ
          1. การเลือกทำเลและตำแหน่งที่ตั้ง ทำเลที่ตั้งเป็นปัจจัยแรกในการพิจารณา ซึ่งมีหลักในการพิจารณาเลือกทำเลที่ตั้ง ดังนี้
               - ประเภทของธุรกิจ ถ้าเป็นธุรกิจการผลิตหรือโรงงาน ควรตั้งอยู่แถบชานเมือง แต่อาจมีสำนักงานขายอยู่ในเมืองเพื่อติดต่อลูกค้าได้สะดวกยิ่งขึ้น ถ้าเป็นธุรกิจบริการ ควรพิจารณาย่านการค้าหรือแหล่งธุรกิจสำคัญโดยคำนึงถึงระบบสาธารณูปโภค สถานที่จอดรถ การคมนาคม และสภาพแวดล้อมที่เอื้อประโยชน์ต่อธุรกิจโดยตรง เช่น ธนาคารพาณิชย์ การติดต่อสื่อสาร เป็นต้น
               - ลักษณะของภูมิประเทศ บางทำเลที่ตั้งอยู่ใกล้บริเวณห่างไกล แห้งแล้ง ซึ่งนับว่าไม่ดีนัก ถ้าเป็นไปได้ ควรจัดหาทำเลที่ตั้งในเขตพื้นที่สีเขียว เพราะจะทำให้คุณภาพชีวิตพนักงานและสำนักงานดีขึ้น
               - แหล่งวัตถุดิบหรือแรงงานหรือคู่แข่งขัน ต้องพิจารณาว่าทำเลที่ตั้งอยู่ใกล้แหล่งวัตถุดิบ การขนย้ายได้สะดวกเพียงพอหรือไม่ เพียงใด หรือเป็นทำเลที่ง่ายและสะดวกต่อการว่าจ้างแรงงานขนาดไหน บางแห่งอยู่ใกล้สถานศึกษา บางแห่งอยู่ใกล้ชุมชน แล้วแต่ความต้องการของธุรกิจเป็นสำคัญ นอกจากนี้ควรคำนึงถึงคู่แข่งขันในบริเวณทำเลที่ตั้งใกล้เคียงด้วย
               - ต้นทุนค่าใช้จ่าย พิจารณาเรื่องราคาที่ดิน ต้นทุนในการพัฒนาที่ดิน เส้นทางการขนส่งที่ช่วยให้ประหยัดต้นทุนมากน้อยเพียงใด หรือแม้กระทั่งที่เกิดจากการบริการพนักงาน เช่น ค่ารถรับส่งพนักงาน
               - สภาพแวดล้อมและระบบสาธารณูปโภค ถ้ามีสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน ก็จะทำให้สำนักงานสะดวกสบายและทำงานได้อย่างคล่องตัว นอกจากนี้ยังต้องคำนึงถึงระบบการกำจัดของเสีย และภาวะมลพิษที่อาจจะเกิดขึ้นอีกด้วย
               - ทางเข้าออกของอาคารที่ตั้ง ตลอดจนที่จอดรถ และเส้นทางการจราจรและความหนาแน่นของการจราจรบริเวณตำแหน่งที่ตั้ง
               - สภาพแวดล้อมภายนอกของบริเวณสถานที่ตั้ง ได้แก่ ธุรกิจข้างเคียงเป็นประเภทใด ขัดแย้งหรือส่งเสริมการประกอบธุรกิจของสำนักงานหรือไม่ ธุรกิจที่สำคัญที่อยู่ใกล้เคียงมีมากน้อยเพียงใด สะดวกในการติดต่อสถานที่ราชการ ธนาคาร หรือบริษัทเอกชนที่เกี่ยวข้องหรือไม่อย่างไร นอกจากนี้ยังควรคำนึงถึงธุรกิจคู่แข่งขันในตำแหน่งที่ตั้งใกล้เคียงหรือตรงข้ามด้วย(ถ้ามี)

เมื่อพิจารณาปัจจัยต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารพื้นที่แล้ว เราต้องมาพิจารณาเกี่ยวกับ

ความต้องการใช้พื้นที่ในสำนักงาน ซึ่งมีสิ่งที่ควรนำมาใช้ในการพิจารณา 3 ส่วนหลัก ๆ คือ
          1. คน ได้แก่ พื้นที่สำหรับการทำงานของบุคลากรในแต่ละแผนก
          2. ส่วนสนับสนุน เป็นพื้นที่สำหรับการบริการ เช่น ห้องประชุม โถงกลาง เป็นต้น
          3. เส้นทางจราจร ได้แก่ ทางเชื่อมตึก ทางเดินระหว่างแผนก ที่ใช้ต้อนรับลูกค้า เป็นต้น

          ทั้งนี้การวางแผนพื้นที่ต้องเกิดขึ้นตามหน้าที่งานหรือสายทางเดินของงาน มากกว่าการใช้พื้นที่เพื่อความสวยงามสำหรับบุคลากรเท่านั้น อาจกล่าวได้ว่าควรพิจารณาความต้องการ ของการไหลหรือเนื้อหางาน คน และหน้าที่งานเป็นเกณฑ์

กล่าวโดยสรุปได้ว่าหลักการบริหารพื้นที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพ คือ
          1. ให้ทางเดินหรือการไหลของข้อมูลเป็นเส้นตรง เพื่อลดการติดต่อสื่อสารและการเดินทางให้มีเส้นทางน้อยลง
          2. มีพื้นที่เปิดขนาดใหญ่ เพื่อให้แนวทางกำหนดการดูแลและควบคุมทำได้ง่าย และสะดวก ช่วยให้มีการติดต่อสื่อสารกับพนักงานแต่ละคนโดยตรง และยังทำให้สภาพแวดล้อมอื่น ๆ ในสำนักงาน เช่น แสงสี เสียง ถูกจัดแต่รวมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
          3. ใช้ผนังกั้นที่สามารถเคลื่อนย้ายได้ อย่าใช้ผนังปิดทึบ (ถ้าเป็นไปได้)
          4. รักษาพื้นที่โดยให้แต่ละสถานีหรือจุดทำงานของแต่ละบุคคลไม่เทอะทะ หรือแน่นขนัดมากเกินไป
          5. ส่วนงานที่เกี่ยวข้องกับภายนอก ต้องอยู่ในบริเวณเข้าถึงสะดวกและเป็นสาธารณะ
          6. การแบ่งสรรพื้นที่ใช้หลักการตามทางเดินหลักของงานในสำนักงาน
          7. มีการพยากรณ์ความต้องการงานในอนาคต เพื่อจัดทำพื้นที่สำรองไว้เผื่อในการรองรับการขยายตัวในปีต่อ ๆ ไป


 สภาพแวดล้อมมีผลกระทบโดยตรงกับปริมาณและคุณภาพงาน รวมทั้งขวัญกำลังใจของพนักงานในสำนักงานด้วย โดยสภาพแวดล้อมหลักที่มีผลกระทบต่อการทำงาน มีหลายปัจจัยเป็นสภาพทางด้านกายภาพ ซึ่งกระทบความรู้สึกของคน เช่น การมองเห็น การได้ยิน และการสัมผัส ส่วนปัจจัยอื่น ๆ เช่น ความปลอดภัยมาจากการทำงานในสถานที่ปลอดภัย ทำให้รู้สึกสะดวกสบายใจในการทำงาน เป็นต้น ปัจจัยเหล่านี้มีผลช่วยสร้างบรรยากาศการสื่อสารที่ดี และระดับของขวัญกำลังใจที่เพิ่มขึ้นในสำนักงาน ดังนั้นเพื่อให้ได้สภาพแวดล้อมเป็นที่พอใจ ก็ควรให้โอกาสพนักงานมีส่วนร่วมในการวางแผนพื้นที่และตกแต่งสำนักงาน และพยายามให้พนักงานมีสำนึกในการให้เกียรติสถานที่และทิ้งบุคลิกภาพเฉพาะตัวในสถานที่ทำงาน อาจช่วยสร้างบรรยากาศด้วยกระถางต้นไม้ หรือติดภาพส่วนรวมแทนภาพตัวเอง ปัจจัยสภาพแวดล้อมเหล่านี้มีผลอย่างใกล้ชิดกับการปฏิบัติงานของแต่ละบุคคล เป็นทั้งการจูงใจและกระตุ้นให้เกิดการทำงานอันจะส่งผลต่อผลิตภาพโดยรวมขององค์การในที่สุด

          ซึ่งปัจจัยสภาพแวดล้อมที่มักเป็นสิ่งที่กระทบโดยตรงต่อผลทางกายภาพและจิตใจของพนักงานที่ผู้จัดการบริหารสำนักงานควรต้องให้ความสนใจ ได้แก่ สี เพราะสีมีอิทธิพลต่ออารมณ์และทัศนคติของมนุษย์ แสง ซึ่งมีผลต่อการทำงาน ทั้งการอ่านและเขียนหนังสือ เสียง มีทั้งเสียงธรรมดา และเสียงรบกวน ซึ่งต้องการการควบคุมเช่นกัน อากาศ หมายถึง อุณหภูมิ ความชื้น การถ่ายเทอากาศ และความสะอาด ที่ต้องควบคุมให้อยู่ในสภาพที่เหมาะสมเช่นกัน ฯลฯ

การบริหารพัสดุสำนักงาน

          อุปกรณ์สำนักงานมีบทบาทและมีอิทธิพลต่อการทำงานของมนุษย์ เนื่องด้วยเป็นทั้งเครื่องอำนวยความสะดวก ประหยัดแรงงาน เวลาและค่าใช้จ่าย แต่หากใช้งานไม่ถูกต้องอาจกลายเป็นดาบสองคม คือก่อให้เกิดความเสียหายและเป็นอันตรายต่อพนักงานได้ การบริหารอุปกรณ์สำนักงานจึงเป็นเรื่องที่มีความจำเป็นและสำคัญอย่างยิ่งในการทำงาน ทั้งนี้ในการบริหารพัสดุ จะอยู่ภายใต้กระบวนการ 5 ขั้น ได้แก่ การศึกษาความต้องการ การจัดซื้อ การนำไปใช้ การควบคุม และการจำหน่ายพัสดุ ซึ่งจะขอกล่าวถึงหลักการโดยย่อ ดังนี้

          - วิธีการกำหนดความต้องการ ใช้การคำนวณจากข้อมูลอัตราการใช้พัสดุในอดีต และยังมีการจัดมาตรฐาน และกำหนดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุ เพื่อสะท้อนกรรมวิธีการใช้ทรัพยากรอย่างประหยัดและคุ้มค่า ซึ่งในการกำหนดมาตรฐานพัสดุ เป็นกรรมวิธีของการกำหนดวิธีการคัดแยกวัสดุอุปกรณ์ให้เหมาะสม และเป็นที่ยอมรับ ไว้วางใจของทุกฝ่ายทั้งผู้ซื้อผู้ใช้และผู้ผลิต

          - การจัดซื้อ ผู้จัดซื้อต้องดำเนินการ โดยยึดหลักการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพสูงสุด คือ ได้วัสดุอุปกรณ์ตามเป้าหมาย โดยใช้ต้นทุนประหยัดที่สุด ด้วยคุณสมบัติ จำนวน เวลา ราคา ที่ถูกต้อง และสมเหตุสมผล ทั้งนี้ในการดำเนินการจัดซื้อโดยทั่วไปทำได้อยู่หลายวิธี ได้แก่ วิธีตกลงราคา วิธีสอบราคา วิธีประกวดราคา วิธีกำหนดราคา นอกจากนี้ อาจมีบางกรณีใช้วิธี จัดทำขึ้นเอง การเช่า การยืม หรือการแลกเปลี่ยน ก็เป็นได้ ส่วนการจะเลือกใช้วิธีใดผู้มีหน้าที่ก็ต้องพิจารณาตามความเหมาะสมตามหลักการเพื่อประสิทธิภาพสูงสุดต่อไป

          - การควบคุมพัสดุ ผู้บริหารสำนักงานต้องบริหารการควบคุมอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยวิธีการต่าง ๆ ได้แก่ เลือกพัสดุที่เหมาะสมใช้ในยามที่มีความต้องการ เพราะพัสดุมีการใช้แตกต่างกัน และมีการพิจารณาเลือกใช้อย่างต่อเนื่องและทันเวลา มีการเผื่อสำรองฉุกเฉิน แต่ไม่มากเกินไป รวมทั้งมีการควบคุมทั้งด้านข้อมูล และการเก็บรักษาในคลังพัสดุ โดยใช้เครื่องมือในการควบคุมหลายประเภทตามความเหมาะสม ทั้งนี้ในปัจจุบันระบบข้อมูลสินค้าและวัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ นิยมเก็บเป็นข้อมูลไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ดังนั้นเพียงใช้โปรแกรมจัดทำรายงานแสดงผลการใช้พัสดุ ก็สามารถทราบความเคลื่อนไหวและช่วยควบคุมพัสดุได้

          - การเก็บรักษาพัสดุ ในการนำพัสดุไปใช้ การเก็บรักษาเป็นงานที่ต้องให้ความสำคัญมากเช่นกันในธุรกิจทุกประเภท เพราะช่วยในการยืดอายุพัสดุ และตอบสนองความต้องการผู้ใช้ได้ต่อเนื่องสม่ำเสมอ วิธีการในการเก็บรักษาทำได้หลายแบบ ได้แก่ การเก็บรักษาในอาคาร เรียกว่าคลังสินค้าหรือคลังพัสดุ และการเก็บรักษาภายนอกอาคารหรือกลางแจ้ง ซึ่งปัจจุบันระบบการจัดเก็บและการกำหนดตำแหน่งที่เก็บพัสดุในคลังต่าง ๆ ควรใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย และนอกเหนือไปจากการเก็บรักษาทั่วไปปกติแล้ว ยังต้องมีการรักษาความปลอกภัยในการเก็บรักษาด้วย คือต้องมีการป้องกันความเสียหายจากอันตรายที่สำคัญ ๆ ได้แก่ อัคคีภัย โจรกรรม ภัยธรรมชาติ และภัยจากสัตว์ต่าง ๆ

          นอกจากนี้การบำรุงรักษาพัสดุ ก็มีความสำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่าการเก็บรักษา เพราะถ้าเก็บรักษาได้ดี แต่ไม่มีการบำรุงรักษาสม่ำเสมอ อาจทำให้พัสดุเสื่อมโทรม และใช้งานไม่คล่องตามลักษณะที่ควรจะเป็น ทั้งนี้การบำรุงรักษาก็มีได้ 2 แบบคือ การป้องกันและการแก้ไขซ่อมแซม ซึ่งมักทำทั้งสองอย่างประกอบกัน

          - การจำหน่ายพัสดุ เป็นการปลดภาระความรับผิดชอบทรัพย์สินออกไป ซึ่งมีสาเหตุจากการชำรุดเสื่อสภาพและเสียหายตามกาลเวลา การเก็บพัสดุในคลังมีมาก และเหลือใช้เกินความจำเป็น และมีความต้องการพัสดุทดแทนอื่นที่ทันสมัย หรือเป็นประเภทใหม่ที่มีประโยชน์ต่อส่วนงานมากกว่า โดยมีวิธีการปฏิบัติได้หลายวิธี ได้แก่ ขาย แลกเปลี่ยน ซ่อมแซม แปรสภาพ นำไปใช้อย่างอื่น หรือทำลาย


  ในการบริหารเอกสารนั้น มีส่วนสำคัญในการดำเนินงานองค์การเพื่อให้บริการกับทุกส่วนงาน ในองค์การ ในการจัดหาข้อมูลให้ถูกต้องทันเวลา และประหยัด โดยต้องมีการบริหารจัดการอย่างเป็นระบบในการสร้างสรรค์ คิดค้น ธำรงรักษาซ่อมแซม จัดเก็บ ทำลาย ปกป้องและดูแลเอกสารตามกระบวนการและมีการควบคุมอย่างเป็นระบบในแต่ละช่วงของวงจรชีวิตเอกสาร

          ในการจัดเก็บเอกสาร ควรทราบข้อมูลและระยะเวลาการเก็บเอกสาร ทั้งปริมาณข้อมูล และต้นทุนการเก็บรักษา และการนำข้อมูลมาใช้ รวมทั้งการจัดประเภทเอกสารด้วย เพราะเอกสารสำคัญของแห่งหนึ่งอาจเป็นเพียงเอกสารมีประโยชน์สำหรับอีกแห่งหนึ่งเท่านั้น ซึ่งควรมีการแบ่งเอกสารออกเป็นประเภทต่าง ๆ ดังนี้ คือ เอกสารสำคัญที่สุด เอกสารสำคัญ เอกสารมีประโยชน์ และเอกสารไม่จำเป็น

          จากนั้นต้องมีการจัดสร้างแฟ้มเอกสาร เพื่อใช้เป็นอุปกรณ์ในการเก็บเอกสาร ซึ่งทั่วไประบบที่ง่ายที่สุดในการเรียงลำดับแฟ้มเอกสาร ควรมีการแบ่งแฟ้มดังนี้ แบ่งเป็นแฟ้มส่วนหลักต่าง ๆ วางคำแนะนำการใช้ไว้หน้าแรกของแต่ละส่วน จัดให้แฟ้มอยู่ในระดับสายตา และจัดแฟ้มให้เพียงพอกับการใช้งาน และมีแฟ้มเฉพาะไว้กรณีที่มีเอกสารในเรื่องเดียวกันอย่างน้อย 5 ชิ้นและทราบว่าจะมีเอกสารเพื่อการสื่อสารเพิ่มขึ้นตามมาอีก ให้จัดเตรียมเปิดแฟ้มเฉพาะนี้ขึ้นมา โดยทำดัชนีติดเป็นชื่อแฟ้ม สุดท้ายก็ควรมีแฟ้มเบ็ดเตล็ด ใช้เก็บเอกสารเล็ก ๆ น้อย ๆ เป็นการติดต่อเป็นครั้งคราว หรือไม่ค่อยเกิดขึ้นบ่อยนัก

          ทั้งหมดที่กล่าวถึงโดยย่อเกี่ยวกับงานบริหารสำนักงานนั้น ท่านผู้ทำธุรกิจอาจจะเห็นว่า การบริหารสำนักงานดูเหมือนจะไม่ใช่เรื่องใหญ่ในการทำธุรกิจ แต่แท้จริงแล้ว ก็ไม่ใช่เรื่องเล็ก ๆ ที่ท่านจะละเลยได้ เพราะมิเช่นนั้นแล้วท่านจะพบว่า ขณะดำเนินงานจะเกิดความสับสนวุ่นวายในการปฏิบัติ และทำให้งานไม่สามารถเลื่อนไหลได้อย่างต่อเนื่อง อาจทำให้เกิดความเสียหายใหญ่หลวงตามมา ตั้งแต่ งานล่าช้า ไม่ทันเวลา อันอาจส่งผลพวงให้งานอื่น ๆ ที่ต่อเนื่องเกิดความล้มเหลวตามไปด้วยอีกมากมาย ซึ่งนั่นก็เป็นเหตุหนึ่งที่ทำให้งานสำคัญ ๆ พังทลายลงได้เช่นกัน

          ผู้ทำธุรกิจจึงไม่ควรมองข้ามการวางระบบการบริหารงานสำนักงานให้มีประสิทธิภาพ รัดกุม และเผื่อทางรองรับความเปลี่ยนแปลงในอนาคตไว้อย่างดีด้วย จึงจะทำให้การดำเนินธุรกิจของท่านไม่ต้องมาพบกับปัญหาอุปสรรคจากเรื่องที่ไม่น่าจะเป็นเรื่องเหล่านั้น

ที่มาบทความ สำนักบริการข้อมูลและสารสนเทศ